职场电话巧拨打

在职场中，打电话已经成为互通情况、磋商事宜和提高办事效率的不可或缺的手段。然而，在职场中拨打电话也可以透露出公司风貌和个人素养。作为高素质的职场人员，在打电话的时候，应该做到如下几点。

1?思路清晰

在你拨打电话前，应该知道自己想说什么。在毫无准备的情况下给他人打电话是非常不礼貌的。你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。

2?随时记录

在你的办公桌上，应常备用于作电话记录的纸和笔。打电话时，一手拿听筒，一手拿笔，以便能随时记录。

3?表明身份

当你拨通电话后，应该首先报出自己的身份以及自己所属组织的名称。然后以“您好！”“你最近怎样？”或者“一切都还顺利吗？”等问候语作为你们谈话的开场白。最好称呼对方的名字，让对方了解到你知道其名字，以便拉近你们的距离。

4?通话时间

当你给别人打电话时，对方也许正忙于自己的某一件事情。你应当表明自己尊重他的时间，并给他足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方确认一下：

“您现在接电话方便吗？”

“您现在忙吗？”

“您现在有时间同我谈话吗？”

“这个时候给您打电话合适吗？”

“您能抽出点时间听听我的话吗？”

5?表明目的

当你接通电话后，应该立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入正题。职业专家认为，商场上的机智就在于你能否在30秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间对任何事情进行讨论。

6?给对方留时间

即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该留给对方足够的时间，让他对你的要求作出反应。如果你拿起电话说个不停，会使对方误以为你正在朗读材料呢。

7?不与旁人交谈

当你打电话时，中途与身边的其他人说话，是极不礼貌、也不合适的行为。如果你在打电话的过程中恰好有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这件事情，不要让对方久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会比较长，你可以向其道歉，先挂断电话，然后过一会儿再打过去。不过，在你打电话时，最好要避免这种情况发生。

8?换位思考

当你在电话中与对方进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先知道如何作出回答。某公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打电话，请他参加总公司的会议，那位专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的问题，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就会改变态度说：“好的，我会准时参加的。”

9?简洁道歉

有人给你打电话，而你恰巧不在时，对方可能会要求接电话的人记下电话号码并转告你。当你回电话时，不要在一些无意义的解释上浪费时间，例如“我昨天想给您回电话”或“收到您的留言我就立即给您回电话，但是您一整天都不在”。这些只是过去的事情，只能耽误你现在的时间，所以你最好在进行简短道歉后就言归正传。

10?不多占对方时间

当你主动给别人打电话时，尽量避免占用对方时间过长。如果你要求对方查一些资料或说出某个问题的答案，就可能占用电话时间过长。因为在大多数情况下，对方不一定马上就能替你找到资料，或者立即得出一个肯定的答案，你必须给予对方一定的时间。因此，当你考虑到对方可能过一段时间才能给你答复时，你可以先挂上电话，要求对方回电告知你，或者你过一会儿再打过去，这样就不会占用他人电话时间过长，影响他人的正常业务。

11?拨错号要道歉

如果拨错了号，一定要真诚地向对方道歉，绝不可一挂了之，因为这样是很不礼貌的。　　如今有了拨号追踪技术，对方很可能借助该技术找上门来，兴师问罪，这样会给你个人和所在的公司带来不良的影响。道歉的态度要诚恳，话不必多，只说“我可能拨错号了”就行。同时，别忘了要道声“再见”。

12?用心倾听

在电话中交谈时，常有听不清的情况，所以应特别注意集中注意力。有人打电话常爱东张西望，摆弄桌上的东西，心不在焉。这种习惯很不好，容易影响通话的效果，最好边交谈边做笔记。

13?注意措辞

打电话时，措辞和语法都要符合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔，如“博士”“经理”等。有的女士喜欢被称为“小姐”，就不要用“夫人”来称呼。切不可使用“亲爱的”“宝贝”等轻浮的言语。无论男女，都不可直呼其名，即使对方要求如此称呼，也不可用得过分。

说“您”字开头的话时应慎重。在讲“您忘了”“您必须”“您忽略了”等话时，即使语调再平和，在电话中听来也使人有被质问的感觉。提意见时不妨用发问的形式，比如“您能不能在星期四把那份材料送来？”或“那份报表您做完了吗？”等。或者用“我”字开头，说：“我星期四需要那份报告。”

听电话时，最好插用一些短语以鼓励对方。如“嗯，嗯”“我明白”“我理解”或“好，好”等。对对方的要求作出反应或向对方提出要求时，态度应积极而有礼貌，比如“我会持续关注那件事”或“请别忘了……”等。

14?适时结束

通话时间过长意味着滥用对方的善意。当你以为对方正听得津津有味时，也许他正在抓耳挠腮，揉眼睛，恨不得早点儿挂上电话。喜欢在电话里夸夸其谈的人，最好在桌上放一只闹钟，以便控制通话时间，及时提醒自己：“该结束了。”

结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。比如“我将在星期五中午告诉你最后的数字”或“我看双方还需要再作些调查才能定案。找时间再谈一次如何？下星期二你方便吗？”等。不要把问题搁置一旁，否则说了半天等于没说。

最后应说几句客气话：“很高兴和你交谈”“谢谢您打来电话”，以便显得热情些。

放听筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。听筒没放稳前，千万不可发牢骚，对刚才的交谈妄加评论，以免被对方听到，否则可就大煞风景了。职场电话巧接听

在职场上，接听电话也是我们与外界联系的主要手段。正确接听电话不仅能反映出一个人的良好素质，还能使交谈融洽、促使业务成功。接电话这样的小事往往也透露出大学问。

1?领会对方主旨

通过接听电话，应该能够准确理解对方所传递的信息并尽可能地解决对方所提出的问题。通过电话，应给来电者留下这样一个印象：对方是一个礼貌、温暖、热情和高效的单位。

2?铃声响起3声之内接起电话

当电话铃声响起时，必须立即停止手上的工作，在铃声响起3声之内接起电话。如果这时恰巧你正在接打电话，就要示意其他同事代接。打电话方如果等待的时间过长，就会产生急躁情绪，或者以为无人接听而放弃，这样就会影响信息的交流，甚至影响业务的成交。

3?保持姿势正确

在接听电话的过程中，应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微弯曲，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出。大部分人讲话时使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌子边缘，可以使声音自然、流畅和动听。

4?左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与对方进行电话沟通的过程中往往需要作必要的文字记录。接电话的人在写字的时候一般会将听筒夹在肩膀上面，这样，听筒很容易掉下来并发出刺耳的声音，从而给对方带来不适。

为了避免这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操作电脑，这样就可以轻松自如地达到与对方沟通的目的。

5?注意声音和表情

通电话时，说话必须清晰，正对着听筒，发音准确，既不能大吼也不能喃喃细语，而应该使用你正常的音量，并尽量使用热情和友好的语气。

接听电话时应该调整好自己的表情。因为你的微笑可以通过电话传递。使用“谢谢您”“请问有什么可以帮忙的吗”“不用谢”等礼貌用语会使谈话的气氛和谐、融洽。

6?复述来电要点

电话接听完毕之前，不要忘记复述一遍来电的要点，防止记录错误或者有偏差而带来误会，这样会提高工作的效率。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

7?最后道谢

最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要因为没有直接面对对方而认为可以不搭理他们

8?让对方先收线

不管是企业还是行政部门，在打电话和接电话的过程中都应该牢记让对方先收线。因为一旦己方先挂上电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让对方感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应该礼貌地请对方先收线，这时整个通话才算圆满结束。